Sicherheit und Compliance
Vertraulichkeit ist bei Diktiro keine Zusatzfunktion.
Verarbeitung in Deutschland, kein Training mit Ihren Daten, der AVV gilt automatisch und die Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB gibt es im Plan Secure und in Enterprise. Hier finden Sie alle Maßnahmen, Dienstleister und Vertragsunterlagen.
Nachweise
Geregelt und dokumentiert.
DSGVO: Verarbeitung in Deutschland, der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt automatisch mit dem Vertrag.
Maßnahmen: Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, festgeschrieben als Anlage 3 des AVV.
Berufsgeheimnis: Verschwiegenheitserklärung für Kanzleien, Praxen und Steuerberatungen, im Plan Secure und in Enterprise.
Datenschutzbeauftragter: Extern bestellt: heyData GmbH, Berlin. Anfragen leiten wir unverändert weiter.
Der Weg Ihrer Diktate
Der sichere Weg Ihrer Diktate.
- 01
Sprechen
Sie diktieren
Das Audio geht verschlüsselt an unsere Server in Deutschland. Im lokalen Betrieb bleibt es auf Ihrem Rechner.
TLS-verschlüsselt - 02
Erkennen
Aus Sprache wird Text
Die Spracherkennung läuft in Rechenzentren in Deutschland. Das Audio liegt dabei nur im Arbeitsspeicher und wird standardmäßig nicht gespeichert.
Deutschland - 03
Nachbearbeiten
Die KI setzt den Text
Zeichensetzung, Absätze und Formatierung, ebenfalls in Deutschland. Der Modellanbieter speichert die Anfrage nicht.
Zero Data Retention - 04
Danach
Der Text steht in Ihrer Anwendung
Diktiro fügt ihn dort ein, wo Ihr Cursor steht. Ihre Diktate trainieren kein KI-Modell, das ist vertraglich ausgeschlossen.
Kein Training
Im Detail
Alle Details für Ihren Datenschutzbeauftragten.
Datenhaltung
Wo Ihre Daten liegen und wie sie geschützt sind.
- Verarbeitung in Deutschland: Audio, Transkripte und Meeting-Notizen werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.
- Audio wird standardmäßig nicht gespeichert: Auf unseren Servern liegt das Audio nur im Arbeitsspeicher, für die Dauer der Verarbeitung, es sei denn, Sie schalten das Speichern in den Einstellungen ein; dann bleibt es 30 Tage gespeichert. Im lokalen Betrieb erreicht es unsere Server gar nicht erst. Auf Ihrem Rechner bleibt es verschlüsselt, bis das Diktat abgeschlossen ist, nach einem abgebrochenen Diktat bis zu 14 Tage zur Wiederherstellung.
- Verschlüsselung: Übertragung ausschließlich über TLS, auch zwischen Anwendung, Datenbank und Zwischenspeicher. Ruhende Daten sind verschlüsselt, auf Ihrem Rechner über den Schlüsselbund des Betriebssystems.
- Verlauf: Sie legen fest, wo Ihr Verlauf liegt: im Konto, nur auf dem Rechner oder an beiden Orten. Die KI-nachbearbeitete Fassung wird nicht gespeichert.
- Löschen und Export: Einzelne Diktate, Meeting-Notizen oder das ganze Konto löschen Sie jederzeit selbst, die Löschung des Kontos wirkt sofort. Export als JSON. Nach Vertragsende bleibt das Konto 30 Tage lesbar, gelöscht wird spätestens 90 Tage nach Vertragsende.
KI-Verarbeitung
Was bei jedem Diktat passiert.
- Spracherkennung: In der Cloud in Rechenzentren in Deutschland, im lokalen Betrieb direkt auf Ihrem Rechner. Die Modelle dafür werden mit der Anwendung installiert.
- Zero Data Retention: Der Text zur KI-Nachbearbeitung liegt nur für die Dauer der Anfrage im Arbeitsspeicher. Der Modellanbieter speichert Anfragen und Ergebnisse nicht und lässt sie nicht von Menschen prüfen.
- Kein Training: Ihre Diktate trainieren kein KI-Modell, weder unsere noch fremde. Das ist im AVV vertraglich ausgeschlossen, auch eine Weitergabe an Modellanbieter zu deren Training.
- Kein automatisches Lernen: Namen und Fachbegriffe kommen über Ihr Wörterbuch, das Sie selbst pflegen. Diktiro erzeugt keine Stimmprofile und keine biometrischen Merkmale.
Betriebsarten
Sie entscheiden, wo verarbeitet wird.
- Cloud in Deutschland: Der Standard. Läuft auf jedem Rechner, das Audio wird standardmäßig nicht gespeichert.
- Lokal auf dem Rechner: Das Audio verlässt Ihren Rechner nie. In unsere Cloud in Deutschland gehen nur der erkannte Text zur Nachbearbeitung, der dort nicht gespeichert wird, sowie Konto-, Lizenz- und Wörterbuchdaten. Ab 4 GB Arbeitsspeicher, besser 8 GB.
- Private Cloud: Audio und Text bleiben vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur. Ab Enterprise.
Zugriff und Konten
Wer was sehen kann.
- Nur Sie sehen Ihre Inhalte: Ihre Diktate sieht nur der angemeldete Nutzer. Meeting-Notizen, Team-Wörterbuch und Team-Textbausteine sehen Kollegen nur, wenn Sie sie teilen bzw. als Team-Eintrag anlegen. Eine Meeting-Notiz können Sie zusätzlich per Link ohne Anmeldung freigeben; dann kann sie jeder lesen, der den Link kennt. Administratoren, IT-Partner und Diktiro-Mitarbeiter sehen Nutzungszahlen, aber keine Inhalte.
- Kein Blick auf Ihren Bildschirm: Die Desktop-App liest nur den Namen der aktiven Anwendung, um den Schreibstil zu wählen, und das nur auf Ihrem Rechner. Fenstertitel, Webadressen, Dokumentnamen und Bildschirminhalte liest sie nicht.
- Zwischenablage: Zum Einfügen sichert Diktiro den Inhalt Ihrer Zwischenablage kurz im Arbeitsspeicher und stellt ihn danach wieder her. Er wird weder gespeichert noch übertragen.
- Single Sign-on: Anmeldung über SAML und Microsoft Entra ID. Ab Enterprise.
- Mandantentrennung: Jeder Datensatz ist einem Nutzer und gegebenenfalls einer Organisation zugeordnet. Test- und Produktivumgebung nutzen getrennte Datenbanken.
Betrieb
Wie wir die Plattform schützen.
- Sicherheitsprotokoll: Rechteänderungen, Löschungen und administrative Eingriffe werden protokolliert. Ein Eintrag kann nicht ohne den zugehörigen Vorgang geschrieben werden.
- Geprüfte Auslieferung: Jede Änderung durchläuft vor der Auslieferung automatisierte Prüfungen: Typprüfung, statische Analyse, Tests und Build.
- Verfügbarkeit: Die Anwendung läuft auf einer verwalteten Container-Plattform, die ausgefallene Instanzen automatisch neu startet und bei Last skaliert. Datensicherungen erfolgen verschlüsselt in Deutschland.
- Datenschutzvorfälle: Wir informieren Sie spätestens 24 Stunden, nachdem uns ein Vorfall bekannt wird. Einen Verdacht melden Sie an info@diktiro.ai mit dem Betreff „Datenschutzvorfall“.
- Datenschutzbeauftragter: Extern bestellt: heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin.
- Unterauftragsverarbeiter: Änderungen kündigen wir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an, in dringenden Fällen 10 Tage. Sie können widersprechen und notfalls außerordentlich kündigen.
Berufsgeheimnis
Für Kanzleien, Praxen und Steuerberatungen.
- Verschwiegenheitserklärung: Nach § 203 StGB, ausgestellt auf Ihre Kanzlei oder Praxis und von uns gegengezeichnet. Im Plan Secure und in Enterprise.
- Keine Einsicht: Diktiro nimmt auf eigene Veranlassung keine Einsicht in Ihre Inhalte, nur wenn es zur Vertragserfüllung nötig ist oder Sie es beauftragen.
- Zeugnisverweigerung: Werden wir zu Daten befragt, die dem Zeugnisverweigerungsrecht nach § 53a StPO unterliegen, widersprechen wir unter Hinweis darauf.
- Gut zu wissen: Die Erklärung gilt nicht automatisch mit dem AVV, sie wird zusätzlich geschlossen. Ob der Einsatz in Ihrem Beruf zulässig ist, prüfen Sie als Verantwortlicher, wir liefern die Grundlage.
Maßnahmen
Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen auf einen Blick.
Verbindlich sind die TOMs als Anlage 3 zum Auftragsverarbeitungsvertrag.
Infrastruktur
- Rechenzentren in Deutschland
- Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Sicherheitspersonal
- Verwaltete Container-Plattform mit automatischem Neustart
Daten
- Audio nur im Arbeitsspeicher
- TLS bei jeder Übertragung
- Verschlüsselte Datensicherung in Deutschland
KI-spezifisch
- Zero Data Retention bei der Nachbearbeitung
- Kein Training mit Kundendaten
- Keine Stimmprofile
Zugang
- Inhalte nur für den angemeldeten Nutzer
- Persönliche Konten für die Infrastruktur
- Single Sign-on ab Enterprise
Organisation
- AVV und TOMs als Vertragsbestandteil
- Externer Datenschutzbeauftragter
- Schriftliche Verpflichtung zur Vertraulichkeit
Betrieb und Prüfung
- Sicherheitsprotokoll für verändernde Vorgänge
- Automatisierte Prüfung jeder Änderung
- Meldung von Vorfällen binnen 24 Stunden
Unterauftragsverarbeiter
Unsere Dienstleister mit Aufgabe und Ort der Verarbeitung.
Die verbindliche Liste mit Namen und Anschriften steht in Anlage 2 des AVV, für Enterprise in Anhang 2 des Enterprise-AVV. Änderungen kündigen wir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an, in dringenden Fällen 10 Tage, mit Widerspruchsrecht.
| Dienstleister | Gegenstand | Erhält Inhalte | Ort |
|---|---|---|---|
| Microsoft Azure | Anwendungsserver, Datenbank, Spracherkennung (Azure AI Speech) und KI-Nachbearbeitung (Azure OpenAI) | Ja | DE |
| Hetzner | Server und Datenbank, nur wenn Sie das Hosting bei Hetzner wählen (Enterprise) | Ja | DE |
| Lettermint | Versand von System-E-Mails, übermittelt werden nur E-Mail-Adresse und Name | Nein | EU |
| Stripe | Zahlungsabwicklung | Nein | EU |
| Slack | Interne Benachrichtigungen zu Abrechnungsvorgängen | Nein | EU |
Audio und Text verarbeiten ausschließlich Microsoft Azure und, wenn Sie das Hosting bei Hetzner wählen, Hetzner, jeweils in Rechenzentren in Deutschland. Die übrigen Dienstleister erhalten weder Audio noch Text. Anmeldedienste, die Sie selbst wählen (Google, Microsoft), sind keine Unterauftragsverarbeiter von Diktiro.
§ 203 StGB
Verschwiegenheit nach § 203 StGB für Berufsgeheimnisträger.
Erklärung nach § 203 StGB
Im Plan Secure und in Enterprise zeichnen wir Ihnen eine Verschwiegenheitserklärung gegen, ausgestellt auf Ihre Kanzlei oder Praxis. Sie gilt zusätzlich zum AVV.
Für BerufsgeheimnisträgerVerpflichtung der Dienstleister
Dienstleister, die mit Ihren Daten befasst sind, werden informiert, über die Strafbarkeit belehrt und zur Geheimhaltung verpflichtet.
Eigene Beschäftigte
Alle Beschäftigten, die mit Ihren Daten befasst sind, haben sich in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet, über das Beschäftigungsverhältnis hinaus.
Unterlagen
Alles für die Freigabe.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Anlagen: Einzelheiten der Verarbeitung, Unterauftragsverarbeiter, TOMs.
Lesen OnlineTechnische und organisatorische Maßnahmen
Wie Diktiro Daten technisch und organisatorisch schützt (Anlage 3 des AVV).
Lesen OnlineVerschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB
Für Kanzleien, Praxen und Steuerberatungen. Anfordern über das Formular.
Lesen OnlineDatenschutzhinweise zur Anwendung
Wie Diktiro personenbezogene Daten in der Anwendung verarbeitet.
Lesen OnlineAllgemeine Geschäftsbedingungen
Die Bedingungen für die Nutzung von Diktiro.
LesenAuf Anfrage
Eine unterzeichnete Ausfertigung des AVV, die Nachweise der Unterauftragsverarbeiter und Auskunft zu einzelnen Maßnahmen.
FAQ
Häufige Fragen zur Sicherheit.
Keine passende Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an info@diktiro.ai.
Wie setzt Diktiro die DSGVO um?
Mit konkreten Maßnahmen: Verarbeitung ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der automatisch mit dem Vertrag gilt, technische und organisatorische Maßnahmen als Anlage 3, Meldung von Vorfällen binnen 24 Stunden und ein externer Datenschutzbeauftragter. Den vollständigen Vertrag lesen Sie unter diktiro.ai/avv.
Wird meine Stimme aufgezeichnet und gespeichert?
Auf unseren Servern standardmäßig nicht: Dort liegt das Audio nur im Arbeitsspeicher, solange es in Text umgewandelt wird. Speichern lässt es sich nur, wenn Sie das in den Einstellungen einschalten, dann für 30 Tage, und im lokalen Betrieb erreicht es unsere Server gar nicht erst. Auf Ihrem Rechner bleibt es verschlüsselt, bis das Diktat abgeschlossen ist; bricht ein Diktat ab, hält Diktiro es bis zu 14 Tage zur Wiederherstellung bereit. Stimmprofile oder andere biometrische Merkmale erzeugt Diktiro nicht.
Werden meine Diktate zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Das ist im AVV vertraglich ausgeschlossen, für unsere eigenen und für fremde Modelle. Der Modellanbieter, der den Text nachbearbeitet, speichert Anfragen und Ergebnisse nicht.
Wer bei Diktiro kann meine Diktate sehen?
Im Regelbetrieb niemand. Ihre Diktate sieht nur der angemeldete Nutzer, Meeting-Notizen und Team-Einträge im Wörterbuch nur, wer sie geteilt bekommt oder den Freigabe-Link einer Notiz kennt; Administratoren Ihrer Organisation, IT-Partner und unsere Mitarbeiter sehen nur Nutzungszahlen. Einsicht in Inhalte nehmen wir nur, wenn es zur Vertragserfüllung nötig ist oder Sie es beauftragen.
Bekomme ich eine Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB?
Ja, im Plan Secure und in Enterprise, auf Anfrage auch schon in der Testphase dieser Pläne. Wir füllen sie für Ihre Kanzlei oder Praxis aus und schicken sie Ihnen per E-Mail zur Unterschrift; nach Ihrer Unterschrift zeichnen wir gegen. Sie gilt zusätzlich zum AVV. Anfordern unter Für Berufsgeheimnisträger.
Was heißt lokaler Betrieb genau?
Die Spracherkennung läuft auf Ihrem Rechner, das Audio verlässt ihn nie. An unsere Server in Deutschland gehen nur der erkannte Text zur Nachbearbeitung, der dort nicht gespeichert wird, sowie Konto-, Lizenz- und Wörterbuchdaten. Wer auch den Text im eigenen Haus halten will, nutzt die Private Cloud ab Enterprise.
Kann ich Daten endgültig löschen?
Ja. Einzelne Diktate und Meeting-Notizen jederzeit selbst, das ganze Konto mit sofortiger Wirkung. Vorher können Sie alles als JSON exportieren. Nach Vertragsende bleibt das Konto 30 Tage lesbar, gelöscht wird spätestens 90 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.
Darf ich den Notetaker in jedem Meeting einschalten?
Der Notetaker zeichnet keine Gespräche auf: Er wandelt Mikrofon und Systemton live in Text um, wahlweise lokal auf Ihrem Rechner oder in unserer Cloud in Deutschland, und löscht das Audio sofort nach der Transkription. Eine Audiodatei entsteht nicht, übrig bleibt nur der Text. Ein Bot tritt dem Meeting nicht bei.
Alle Unterlagen an einem Ort.
AVV, TOMs und Dienstleister sind online, die Verschwiegenheitserklärung gibt es im Plan Secure und in Enterprise. Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten beantworten wir persönlich.
Keine Zahlungsdaten nötig